Optimierung von Geschäftsprozessen

Gestaltung und Reorganisation der Geschäftsprozesse

Wir zeigen dir, wie du dein Geschäft effizienter führen kannst!

Dein Unternehmen ist auf Wachstumskurs und der Ressourceneinsatz hält nicht mit dem Entwicklungstempo Schritt…

Mit steigendem Umsatz und einer wachsenden Zahl von Kunden stößt ein Unternehmen unweigerlich auf Schwierigkeiten bei der Organisation der internen Ablaufprozesse. Die Kundenanfragen werden weniger überschaubar, die Kontrolle über das Personal lässt nach, der Berg der aufgeschobenen Projekte wird immer größer. Es ist an der Zeit, die Geschäftsprozesse zu überdenken und eventuell sogar neu zu gestalten. Und zwar ziemlich schnell. Denn die Konkurrenz schläft nicht. Wer langfristig auf dem Markt bestehen will, muss das Projektmanagement ständig wechselnden Rahmenbedingungen anpassen. Zum Glück haben sich nach und nach verschiedene Methoden herauskristallisiert, die dazu dienen, den geschäftlichen Alltag so zu strukturieren, dass man schließlich eine flexible und anpassungsfähige Unternehmensorganisation hat, die schnell und effizient auf Veränderungen reagieren kann.

Die strukturierte Flexibilität hat inzwischen eine feste Begrifflichkeit bekommen. Man spricht in diesem Zusammenhang von einem agilen Management. Grundsätzlich gibt es zwei konkurrierende agile Ansätze: Kanban und Scrum. Beide sind darauf ausgerichtet, Projekte schneller, effizienter und mit reibungsloser Kommunikation zur Zufriedenheit aller Beteiligten abzuwickeln. Kanban ist die ältere der beiden Methoden. Schon in den vierziger Jahren des letzten Jahrhunderts wurde die auf Visualisierungen basierende Methode vom Toyota-Konzern entwickelt, um den Produktionsprozess von Automobilen zu steuern und zu optimieren. Die Scrum-Methode wiederum kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, beansprucht aber wie auch Kanban eine Universallösung für alle Industriebereiche. Von den beiden Methoden ist Scrum das statischere Konzept, das dazu dient, die Geschäftsprozesse in geordnete Bahnen zu lenken. Darin unterscheidet es sich von Kanban. Während mit Scrum vor allem Kreativprojekte sinnvoll umgesetzt werden können, eignet sich Kanban ebenso gut für Routineaufgaben wie etwa die Erstellung des Jahresabschlusses. Außerdem ist Scrum ausschließlich für Teamprojekte konzipiert. Einzelunternehmer ziehen einen relativ kleinen Nutzen aus dieser Methode. Dagegen ist Kanban mit dem Schwerpunkt auf Visualisierung auch für Einzelkämpfer geeignet, die ihre Kleinprojekte durchstrukturieren und abwickeln wollen.

Wir kennen uns in beiden Projektmanagementmethoden sehr gut aus und setzen einen ausgewogenen Mix aus agilen Techniken sowohl für unsere Kunden als auch für die Organisation eigener Arbeitsabläufe ein. Wichtig ist dabei, eine individuelle Kombination der agilen Techniken zu finden, die in das spezielle Projektumfeld passen würde. Nicht sinnvoll ist es allerdings, willkürlich einige Techniken herauszupicken mit der Hoffnung, dass das Projektmanagement damit besser wird. Ein solches Vorgehen führt meistens zu typischen Chaos-Projekten, die die Wettbewerbsfähigkeit nur verschlechtern.

Aus unserer langjährigen Projekterfahrung wissen wir, worauf man bei der Gestaltung und Reorganisation der Geschäftsprozesse achten sollte. Daher bieten wir unseren Kunden eine umfassende Expertise, die dich dabei unterstützt:

Optimierungspotenziale zu identifizieren

Durch eine ausführliche Bedarfsanalyse und darauf basierende Ableitung von Handlungsempfehlungen

Optimierungsszenarien zu modellieren

Mit Hilfe einer Prozessmodellierung wird die Grundlage für die Umsetzung zielorientierter Maßnahmen geschaffen

Komplexe Rentabilitätsrechnungen aufzustellen

Durch Erstellung von Kennzahlensystemen für die Leistungsmessung von Prozessen

Umsetzungsmaßnahmen zu realisieren

Durch Moderation des Aufbaus oder der Überarbeitung eines unternehmensspezifischen Prozessmodells

Bestandteile des Masterplans zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Leitfaden für die Organisationsgestaltung

Strukturelle Veränderungen basierend auf den Prinzipien der Leistungsfähigkeit, Agilität und Kreativität

Leitfaden für das Personalmanagement

Strategien zur Gewinnung und Bindung von leistungsstarken und motivierten Mitarbeitern

Leitfaden für das Prozesscontrolling

Maßgeschneiderte Kennzahlensysteme für die Messung des Unternehmenserfolgs

Leitfaden für die Geschäftskommunikation

Kommunikationsplanung zum besseren Verständnis und zur größeren Akzeptanz der Projektziele und Maßnahmen

Bei der Entwicklung einer neuen Organisationsstruktur bzw. bei der Modifikation einer bestehenden, spielen zahlreiche Elemente eine Rolle, denen man Beachtung schenken sollte. Diese Elemente müssen aufeinander abgestimmt sein, um eine reibungslose und nachhaltige Entwicklung des Unternehmens zu gewährleisten. Dazu zählen unter anderem Prozesse, Strukturen, Führung, Mitarbeiter und deren Mindset. Vor diesem Hintergrund muss man die Entwicklung einer Organisationsstruktur in ihrer Gesamtheit betrachten. Wegen der Komplexität dieses Themas gibt es keine vorgefertigten Konzepte. Unsere Herangehensweise ist immer individuell. Nach einer gründlichen Analyse des Unternehmens sowohl im Hinblick auf trockene Daten und Fakten als auch im Hinblick auf weniger materielle Dinge wie Unternehmenswerte, Corporate Culture und Mindset der Mitarbeiter, wird schließlich eine konzeptionelle Vision erarbeitet, wie die Unternehmensorganisation aussehen kann, sowie ein strategischer Leitfaden festgelegt, wie diese Vision zu realisieren ist.

In enger Zusammenarbeit mit dir erarbeiten wir gemeinsam ein maßgeschneidertes Vorgehen, bestehend aus drei Arbeitsschritten:

Personalmanagement ist einer der Schlüsselfaktoren, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten, die Aufgaben effizient zu erledigen, Probleme und Herausforderungen leistungsstark zu meistern sowie Ziele des Unternehmens erfolgreich zu erreichen. Die Formel scheint ganz einfach zu sein: Man muss die Bedingungen schaffen, bei denen der richtige Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen am richtigen Arbeitsplatz sitzt. In der Praxis erweist sich die scheinbar einfache Formel oft als Utopie. Die berühmte Aussage von Friedrich von Schiller lautet aber: „Der Fortschritt ist die Verwirklichung von Utopien“.

Die HR-Agenturen befassen sich mit der Suche nach den „richtigen“ Mitarbeitern. Wir konzentrieren uns auf die Entwicklung der passenden Strukturen und Methoden, die es ermöglichen, die Mitarbeiter in den Arbeitsprozess einzubeziehen und die Talente jedes einzelnen durch die kreative Teamarbeit entfalten zu lassen. Das Rad muss nicht neu erfunden werden. Die agilen Methoden und Techniken haben gerade im Bereich Personalmanagement unumstrittene Erfolge verzeichnet. Ein zentraler agiler Grundwert lautet: „Das Menschliche ist wichtiger als Prozesse und Technik“. Diese radikale Veränderung der Perspektive sorgte dafür, dass die menschliche Interaktion zum Schlüsselfaktor des unternehmerischen Erfolgs wurde und dementsprechend zahlreiche agile Lösungen entwickelt wurden, um diese Interaktion zu fördern.

Wir unterstützen dich bei der Entwicklung und Umsetzung einer umfassenden und systematischen Personalmanagementstrategie, indem wir den Personallebenszyklus in seiner Gesamtheit betrachten und bewährte agile Maßnahmen und Tools verwenden, um die Rahmenbedingungen für die optimale Entfaltung der Kompetenzen deiner Mitarbeiter zu schaffen.

Die Erfassung und Bewertung betriebsrelevanter Daten gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Geschäftsführung. Um langfristigen Unternehmenserfolg zu ermöglichen, muss man sich einen umfassenden Überblick darüber verschaffen, wie effizient die Unternehmensprozesse ablaufen und die Unternehmensziele erreicht werden. Zur zielgerichteten Steuerung von Unternehmensprozessen braucht man Messwerte. Denn nur was gemessen werden kann, lässt sich auch verbessern. Ein erfolgreiches Prozessmanagement ohne zuverlässiges Prozesscontrolling ist undenkbar. Die Kunst dabei ist es, wenige, dafür jedoch aussagekräftige und qualitativ hochwertige Kennzahlen festzulegen.

Wir unterstützen dich bei der Identifikation erfolgsrelevanter Schlüsselfaktoren für dein Unternehmen und legen relevante Kennzahlen zur Messung der Prozessziele fest. Anhand gut bewährter betriebswirtschaftlicher Methoden wie z.B. Deming-Zyklus, definieren wir Schlüsselindikatoren, die für die notwendige Dynamik der Prozessstrukturen und nachhaltige Prozessverbesserungen verantwortlich sind. Zusätzlich helfen wir bei der Durchführung einer Leistungs- und Erfolgsmessung und der Ableitung geeigneter Maßnahmen zur Prozessverbesserung.

Nur durch eine sinnvoll geplante interne Kommunikation kannst du bei der Einführung neuer Geschäftsprozesse bzw. bei der Optimierung der bestehenden, bei den Beteiligten Interesse, Akzeptanz und vor allem Einbindung in Entscheidungsabläufe schaffen. Nehmen wir folgendes Beispiel an: Du möchtest gerne die agile Technik „Planning Poker“ in den laufenden Arbeitsprozess einführen. Planning Poker ist eine Technik, die möglichst realistische Aufwandsschätzungen von Projektmitarbeitern zum Ziel hat. Zum Schätzen werden Karten mit Zahlen verwendet. Die Zahlenfolge ist dabei an die Fibonacci-Formel angelehnt. Das Spiel zwischen Projektbeteiligten sorgt für realistische Schätzungen, die eine valide Basis für die Projektplanung bilden. Die Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz des Poker-Spiels ist aber die vorhandene Akzeptanz aller Projektbeteiligten. Vielleicht gibt es Personen im Team, die mit der spielerischen Herangehensweise nichts anfangen können. Sie könnten dann in Opposition zu dieser agilen Technik gehen und die Arbeit untergraben. Für dich als Geschäftsvorstand bedeutet dies, durch eine zielgerichtete Kommunikation die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie gerade emotional und professionell stehen.

Eine frühzeitige Kommunikation mit allen Betroffenen sowie glaubwürdige und verständliche Botschaften sind wichtige Faktoren für den Erfolgskurs deines Unternehmens. Mit unserem strukturierten Vorgehen im Rahmen der Projektkommunikation profitieren unsere Kunden davon, dass die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtige Person herangetragen werden kann. Indem wir alle relevanten Zielgruppen im Blick haben, erreichen wir, dass alle Mitarbeiter die notwendigen strukturellen Veränderungsmaßnahmen kennen, verstehen und unterstützen.

Unser Lesetipp zum Thema:

Optimierung von Geschäftsprozessen

Flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren zu können, ohne das Budget zu sprengen und an Motivation zu verlieren – welcher Projektmanager wünscht sich das nicht? Agile Techniken können hier weiterhelfen, denn sie planen die Änderung der Rahmenbedingungen von Projekten von vornherein als Normalfall ein. Dieses Buch hilft dir herauszufinden, wie du das agile Projektmanagement für dich und deine Projekte gewinnbringend nutzen kannst.

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Häufig gestellte Fragen

Wenn ich als Einzelunternehmer tätig bin, könnt ihr mich auch unterstützen?

Aber sicher! Auch Einzelunternehmer stehen vor Herausforderungen, wie sie ihre Verwaltungskosten reduzieren, die Leistungseffizienz steigern und die Kundenbetreuung verbessern können. Wir beraten auch gerne Einzelkämpfer auf ihrem Weg zum Erfolg.

Ich möchte gerne die internen Arbeitsprozesse nach der Scrum-Methode abwickeln. Mein Unternehmen hat aber nicht genügend Mitarbeiter. Was tun?

Tatsächlich sieht das agile Scrum-Rahmenwerk vor, dass die Mitarbeiter als selbstorganisierte Teams agieren. „6 plus or minus 3” ist die Definition für die Größe eines Entwicklungsteams im Scrum-Guide. Bei dieser Teamgröße, so versprechen es zumindest die Scrum-Gründerväter Ken Schwaber und Jeff Sutherland, funktioniert Scrum am besten. Basierend auf dieser Formel kann man eigentlich schon ab drei Personen die Scrum-Methode einsetzen. Product-Owner und Scrummaster können als externe Berater herangezogen werden, wenn die Unternehmensgröße bei fünf oder weniger Mitarbeitern liegt.

Ich möchte gerne die internen Arbeitsprozesse nach der Scrum-Methode abwickeln. Mein Unternehmen hat aber zu viele Mitarbeiter. Was tun?

Viele der Artefakte, Rollen und Meetings können in einem skalierten Umfeld nicht wie im Scrum-Guide definiert eingesetzt werden, sondern müssen erweitert oder in einen Rahmenprozess eingebettet verwendet werden. Es gibt keine allgemeingültige Lösung dafür, wie Scrum im skalierten Umfeld funktioniert. Viele erfolgreiche Unternehmen haben Scrum für die Entwicklung ihrer umfangreichen Produkte genutzt und sind dabei auf verschiedene Lösungsmöglichkeiten für die Skalierung der Scrum Artefakte, Rollen und Meetings gestoßen. Wir helfen dir selbstverständlich herauszufinden, was die in deiner Situation am besten geeignete Lösung ist.

Welche Unternehmensdaten braucht ihr, um einen Masterplan zur Optimierung von Geschäftsprozessen zu entwickeln?

Die Anfangsphase unserer strukturellen Beratung ist ein unverbindliches Gespräch zur Ermittlung der Bedarfsanalyse. Nach diesem Beratungsgespräch bekommen unsere Kunden einen ausführlichen Fragebogen. Die ermittelten Daten bilden die Grundlage für die Erstellung des Masterplans zur Optimierung von Geschäftsprozessen und Abläufen.

Ich möchte nur eine Beratung zu Optimierungspotenzialen haben. Kann ich die Optimierungsmaßnahmen eigenständig durchführen?

Selbstverständlich wird sich unser Angebot ausschließlich auf die Bereiche beziehen, die für dich als bedarfsrelevant wahrgenommen werden. Nach der Beratung bekommst du eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anweisung, sodass du in die Lage versetzt wirst, vorgeschlagene Optimierungsmaßnahmen in eigener Regie zu steuern und umzusetzen.

Beratet ihr auch Startups?

Startups sind Innovationsbeschleuniger für Mittelständler. Sie hinterfragen bestehende Geschäftsprozesse, sind offen für neue agile und unkonventionelle Arbeitsformen und können sehr schnell passgenaue Lösungen umsetzen. Das sind die Gründe, die uns besonders bei der Zusammenarbeit mit den Startups zusagen, sodass wir sehr gerne die innovativen Unternehmen in unserer Kundenliste sehen möchten.

Könnt ihr auch digitale Lösungen anbieten, die für mein Geschäft passend sind?

Da wir keine IT-Experten sind, können wir die Digitalisierung im Hinblick auf die technische Ausrüstung deines Unternehmens nicht umsetzen. Wir können dich aber beraten, welche aktuellen Förderprogramme es zur Digitalisierung gibt, und wie du die bestehenden Fördermöglichkeiten am besten in Anspruch nehmen kannst.

Ich brauche eine IT-Lösung, die wesentliche Aufgaben aus dem Bereich Projektmanagement, Controlling und Kundenbetreuung übernehmen kann. Könnt ihr mir weiterhelfen?

Wir sind keine IT-Experten, sodass wir keine technische Betreuung übernehmen können. Aber wir können dich gerne bei der Festlegung geeigneter Auswahlkriterien, der Bewertung eingehender Angebote, der Selektion passender Dienstleister oder Produkte und auf Wunsch bei Verhandlungen mit den Anbietern unterstützen.

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